VII

BAB TUJUH

STRUKTUR ORGANISASI PENGELOLA

Bagan organisasi, tugas & wewenang Mudir, Direktur Akademik & IT, Divisi Pengasuhan Santri, Divisi Multimedia, dan Divisi Administrasi & Keuangan.

7.1 Bagan Organisasi Pondok

Struktur organisasi Pondok Informatika dirancang dengan prinsip sederhana, efektif, dan akuntabel. Setiap jabatan memiliki garis tanggung jawab yang jelas kepada DPW Wahdah Islamiyah Sulawesi Tenggara sebagai badan pembina.

DEWAN PEMBINA

DPW Wahdah Islamiyah Sulawesi Tenggara

MUDIR

Pimpinan Eksekutif Pondok

Direktur Akademik & IT

Kurikulum, Praktikum, Sertifikasi

Kepala Pengasuhan

Tahfizh, Adab, Kedisiplinan

Divisi Multimedia & Lab

Studio, Hardware, Jaringan

Divisi Administrasi & Keuangan

Operasional, Donatur, Sarana

Instruktur IT (2)

Musyrif Tahfizh (2)

Staf Administrasi (1)

7.2 Tugas & Wewenang Mudir

JABATAN TERTINGGI STRUKTURAL

Mudir (Pimpinan Pondok)

1 Orang

Mudir adalah pimpinan tertinggi struktural Pondok Informatika yang bertanggung jawab langsung kepada DPW Wahdah Islamiyah Sulawesi Tenggara. Mudir memiliki peran strategis dalam mengarahkan seluruh kebijakan pondok, menjaga nilai-nilai syar'i, serta memastikan tercapainya visi & misi lembaga.

Tugas Utama

Menetapkan kebijakan strategis & operasional pondok
Memimpin rapat koordinasi dengan seluruh kepala divisi
Mewakili pondok dalam hubungan eksternal (DPW, donatur, mitra)
Menyusun laporan berkala kepada DPW Wahdah Islamiyah Sultra
Memastikan seluruh aktivitas sesuai adab & aqidah Ahlus Sunnah
Mengawasi kinerja seluruh kepala divisi & staf

Wewenang

Mengangkat & memberhentikan staf atas persetujuan DPW
Menandatangani surat-surat resmi pondok
Menyetujui anggaran operasional bulanan
Menetapkan sanksi berat terhadap pelanggaran santri
Menerima atau menolak kerjasama dengan pihak eksternal
Mengambil keputusan strategis dalam kondisi darurat

7.2.1 Kriteria Mudir

Pendidikan

Minimal S1 (S2 lebih diutamakan)

Pengalaman

Minimal 3 tahun memimpin lembaga pendidikan/dakwah

Kompetensi Syar'i

Memahami aqidah Ahlus Sunnah, hafal minimal 5 Juz

Karakter

Amanah, adil, bijaksana, & menjadi teladan

7.3 Direktur Akademik & IT

DIVISI AKADEMIK

Direktur Akademik & IT

1 Orang

Direktur Akademik & IT bertanggung jawab atas seluruh aspek pembelajaran teknis IT, pengembangan kurikulum, evaluasi kompetensi santri, dan kerjasama industri. Posisi ini dipegang oleh praktisi IT berpengalaman yang memahami standar industri teknologi.

Tugas Utama

Menyusun & mengembangkan kurikulum vokasi IT
Mengoordinasikan 2 instruktur IT & pembagian kelas
Mengawasi kualitas praktikum di laboratorium
Mengelola sertifikasi kompetensi & portofolio santri
Menjalin kerjasama dengan industri & LSP IT
Mengevaluasi capaian pembelajaran setiap kuartal

KPI Utama

90% santri lulus ujian praktik IT minimal nilai B
100% santri memiliki portofolio GitHub aktif
80% santri tersertifikasi LSP IT di tahun ke-2
Minimal 5 mitra industri untuk magang santri
Kepuasan santri terhadap pembelajaran ≥ 85%

7.3.1 Lingkup Tanggung Jawab

Kurikulum IT

Menyusun silabus 52 minggu & memastikan standar industri

Praktikum Lab

Mengelola jadwal & kualitas praktik di laboratorium

Sertifikasi

Mengoordinasikan sertifikasi & portofolio santri

Mitra Industri

Menjalin kerjasama magang & rekrutmen lulusan

7.4 Kepala Pengasuhan Santri

DIVISI PENGASUHAN

Kepala Pengasuhan Santri

1 Orang

Kepala Pengasuhan Santri bertanggung jawab atas pembinaan adab, kedisiplinan, dan program tahfizh Al-Qur'an. Posisi ini dipegang oleh ustadz yang hafal Al-Qur'an minimal 10 Juz dan berpengalaman dalam pembinaan karakter santri.

Tugas Utama

Membina & mengawasi 2 musyrif tahfizh
Menyusun program halaqah tahfizh harian
Menegakkan tata tertib & adab santri
Mengelola jadwal ibadah, kajian, & kegiatan asrama
Mendampingi santri dalam masalah pribadi & akademik
Melaporkan perkembangan karakter santri kepada Mudir

KPI Utama

100% santri mengikuti shalat 5 waktu berjamaah
Minimal 80% santri mencapai target hafalan 3 Juz
Tingkat pelanggaran berat < 2% per kuartal
Kepuasan santri terhadap pembinaan ≥ 90%
Nol kasus bullying atau kekerasan di asrama

7.4.1 Program Utama

Halaqah Tahfizh Harian

Halaqah pagi (04.00–05.30) & muraja'ah malam (20.30–21.30). Target: 3 surah/minggu per santri.

Kajian Adab & Kitab Klasik

Kajian rutin malam: Adab Penuntut Ilmu, Al-Kabair, Sirah Nabawiyah, & Tafsir Ayat Ahkam.

Pembinaan Kedisiplinan

Sistem monitoring harian: kehadiran, adab, ibadah, & kebersihan santri dengan sistem poin.

Konseling & Pendampingan

Sesi konseling pribadi mingguan untuk mendampingi santri menghadapi masalah akademik & pribadi.

7.5 Divisi Multimedia & Laboratorium

DIVISI TEKNIS

Divisi Multimedia & Laboratorium

1 Orang

Divisi Multimedia & Laboratorium bertanggung jawab atas pemeliharaan seluruh perangkat IT, infrastruktur jaringan, studio multimedia, dan produksi konten dakwah digital pondok.

Tugas Utama

Memelihara & memastikan 30 PC lab berfungsi optimal
Mengelola server, jaringan, & sistem keamanan
Mengoperasikan & merawat peralatan studio multimedia
Memproduksi konten dakwah digital untuk DPW Sultra
Mengelola website & media sosial pondok
Mendukung produksi konten santri untuk portofolio

KPI Utama

Uptime server & jaringan ≥ 99% per bulan
Minimal 8 konten dakwah diproduksi per bulan
Respons time perbaikan hardware < 24 jam
Backup data harian terlaksana 100%
Nol insiden kehilangan data penting

7.5.1 Lingkup Tanggung Jawab

Server & Jaringan

Monitoring & pemeliharaan infrastruktur IT

Hardware Lab

Perawatan & upgrade 30 unit PC workstation

Produksi Konten

Video, podcast, motion graphics dakwah

Website & Sosmed

Pengelolaan website, media sosial, & branding

7.6 Divisi Administrasi & Keuangan

DIVISI KEUANGAN

Divisi Administrasi & Keuangan

1 Orang

Divisi Administrasi & Keuangan bertanggung jawab atas pengelolaan administrasi umum, keuangan, sarana-prasarana, hubungan dengan donatur, dan pelaporan keuangan kepada DPW Wahdah Islamiyah Sultra.

Tugas Utama

Mengelola administrasi surat menyurat & arsip pondok
Mengelola keuangan operasional bulanan & tahunan
Menyusun laporan keuangan transparan & akuntabel
Mengoordinasikan donatur tetap & wakaf produktif
Mengelola sarana-prasarana, konsumsi, & kebersihan
Mendukung kebutuhan administrasi penerimaan santri

KPI Utama

Laporan keuangan tepat waktu (tanggal 5 setiap bulan)
100% transaksi tercatat & terdokumentasi
Nol temuan audit dari DPW Wahdah Islamiyah Sultra
Minimal 10 donatur tetap aktif per tahun
Kepuasan pengelola terhadap layanan ≥ 90%

7.6.1 Sub-Bidang Administrasi

Administrasi Umum

Surat menyurat, arsip digital, administrasi penerimaan santri, & dokumentasi kegiatan pondok.

Keuangan & Akuntansi

Pencatatan transaksi harian, penyusunan laporan bulanan, pengelolaan kas kecil, & koordinasi dengan auditor.

Hubungan Donatur & Wakaf

Menjalin & memelihara hubungan dengan donatur tetap, mengelola wakaf produktif, & menyampaikan laporan berkala.

Sarana & Prasarana

Pengadaan & pemeliharaan sarana pondok, pengelolaan inventaris, konsumsi, & kebersihan lingkungan.

7.7 Rekapitulasi SDM Pengelola

Berikut adalah rekapitulasi kebutuhan SDM pengelola Pondok Informatika pada tahun pertama operasional:

No	Jabatan	Jumlah	Kualifikasi Utama	Estimasi Honor / Bulan
1	Mudir	1 orang	S1, pengalaman 3 thn memimpin lembaga	Rp 4.500.000
2	Direktur Akademik & IT	1 orang	S1 IT, pengalaman industri 2 thn	Rp 3.500.000
3	Kepala Pengasuhan	1 orang	Hafal 10 Juz, pengalaman pembinaan	Rp 3.000.000
4	Divisi Multimedia & Lab	1 orang	D3/S1 IT, menguasai multimedia	Rp 2.500.000
5	Divisi Adm. & Keuangan	1 orang	D3/S1 Akuntansi/Manajemen	Rp 2.500.000
6	Instruktur IT	2 orang	S1 IT, pengalaman coding 2 thn	Rp 2.500.000
7	Musyrif Tahfizh	2 orang	Hafal 10 Juz, pemahaman tajwid	Rp 2.000.000
8	Staf Administrasi	1 orang	SMA/SMK, menguasai komputer dasar	Rp 1.800.000
TOTAL SDM PENGELOLA:		10 orang	Rp 26.300.000 / bulan

Catatan Anggaran SDM

Total kebutuhan honor SDM pengelola adalah Rp 26.300.000/bulan atau Rp 315.600.000/tahun. Nilai ini sudah termasuk dalam RAB Operasional pada Bab IX. Besaran honor dapat disesuaikan dengan kondisi keuangan pondok & kesepakatan dengan DPW Wahdah Islamiyah Sultra.

7.8 Mekanisme Koordinasi

Agar organisasi berjalan efektif, ditetapkan mekanisme koordinasi rutin antar lini struktur:

Harian

Daily Standup Pengelola

Pukul 07.30 – 07.50. Dipimpin Mudir atau Direktur Akademik. Membahas agenda hari & kendala operasional.

Mingguan

Rapat Koordinasi Mingguan

Setiap Sabtu pukul 16.00. Membahas capaian pembelajaran, kedisiplinan santri, & evaluasi mingguan.

Bulanan

Laporan Bulanan ke DPW

Setiap tanggal 5. Mudir menyampaikan laporan capaian akademik, keuangan, & kendala kepada DPW Wahdah Islamiyah Sultra.

Kuartalan

Evaluasi Kuartal & Perencanaan

Akhir setiap kuartal. Evaluasi menyeluruh & penyusunan rencana kuartal berikutnya bersama DPW.

Tahunan

Rapat Kerja Tahunan (Raker)

Akhir tahun ajaran. Evaluasi tahunan, penetapan target baru, & penyusunan RAB tahun berikutnya.

Ringkasan Bab VII

1

Bagan Organisasi

Struktur 4 lini: Pembina → Mudir → 4 Divisi → Pelaksana (10 orang).

2

Mudir

Pimpinan tertinggi struktural, bertanggung jawab kepada DPW.

3

4 Divisi Utama

Akademik & IT, Pengasuhan, Multimedia & Lab, Adm. & Keuangan.

4

Total 10 SDM

Kebutuhan honor Rp 26,3 juta/bulan atau Rp 315,6 juta/tahun.

5

Mekanisme Koordinasi

5 level rapat: harian, mingguan, bulanan, kuartalan, & tahunan.

Menuju Bab Selanjutnya

Bab VIII akan membahas SOP Operasional Pondok secara detail: SOP rekrutmen santri & guru, tata tertib, penggunaan lab, evaluasi, sertifikasi, & keamanan.